Filia.

1. En bref — l'essentiel avant les détails

Les présentes Conditions Générales d'Utilisation (« CGU ») encadrent votre usage individuel de l'application mobile et de l'espace web Filia (« l'Application »). Elles s'adressent aux personnes physiques qui se connectent à Filia : direction d'agence d'aide à domicile, accompagnants (auxiliaires de vie) et proches de bénéficiaires.

• Filia est un outil de coordination sociale et logistique d'un service d'aide à domicile — pas un service médical, pas un service d'urgence.
• L'agence d'aide à domicile (SAAD) est responsable de traitement ; Filia est son sous-traitant au sens de l'article 28 du RGPD.
• Vous pouvez supprimer votre compte à tout moment, gratuitement, depuis l'Application ou par email à contact@filia.care.
• Vos droits RGPD (accès, rectification, effacement, portabilité, limitation, opposition, retrait du consentement) sont détaillés dans notre Politique de confidentialité.

2. Urgence — Filia n'est pas un service d'urgence

Filia ne détecte pas les situations d'urgence, ne surveille pas les bénéficiaires 24 h / 24 et ne déclenche aucune alerte automatique auprès des secours. La transmission d'une observation ou d'un incident dans l'Application n'a pas valeur d'alerte à un service de secours.

Filia ne se substitue à aucun moyen d'appel d'urgence. Il appartient au bénéficiaire, à sa famille et à l'agence de veiller à disposer, selon leurs rôles respectifs, de moyens d'appel adaptés (téléphone en état de marche, dispositif de téléassistance médicalisée si le bénéficiaire en est équipé, présence physique).

Filia ne saurait être tenu responsable des conséquences d'une utilisation de l'Application en substitution d'un appel aux services d'urgence ou d'une consultation auprès d'un professionnel de santé.

3. Éditeur et mentions légales

L'Application Filia est éditée par la SAS Filia, société par actions simplifiée en cours de formation. Dans l'attente de son immatriculation au Registre du Commerce et des Sociétés, les fondateurs signataires agissent tant en leur nom personnel qu'au nom et pour le compte de la SAS en formation, conformément aux articles L.210-6 et suivants du Code de commerce, avec reprise ultérieure des engagements dès l'immatriculation effective.

Contact éditeur : contact@filia.care
Site institutionnel : filia-france.com
Directeur de la publication : le représentant légal désigné de la SAS Filia (fondateur signataire pendant la période de formation).

Hébergeur technique : Google Ireland Limited / Google Cloud EMEA Ltd., Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irlande. Les données de l'Application sont hébergées dans la région europe-west1 (Belgique) et ne sortent pas de l'Union européenne. Les modalités techniques sont détaillées dans la Politique de confidentialité.

4. Objet des CGU et acceptation

Les présentes CGU définissent les conditions d'accès et d'utilisation de l'Application par les personnes physiques agissant en qualité de :

• directeur ou administrateur d'agence d'aide et d'accompagnement à domicile (SAAD) ;
• accompagnant, auxiliaire de vie ou intervenant terrain rattaché à une agence utilisatrice ;
• membre de la famille ou proche d'un bénéficiaire, invité par l'agence responsable ;
• administrateur technique (« superadmin ») mandaté par Filia, dont l'accès aux contenus est strictement encadré par un motif légitime documenté et journalisé.

Acceptation. L'acceptation des présentes CGU est requise à la création du compte, par action positive de l'utilisateur (case à cocher « J'accepte les conditions d'utilisation et la politique de confidentialité de Filia », non pré-cochée). Le refus empêche la création du compte. Une trace horodatée de l'acceptation est conservée à titre de preuve (article 1366 du Code civil).

L'acceptation des CGU est indépendante des actes distincts d'information et, le cas échéant, de recueil de consentement au titre du RGPD, décrits dans la Politique de confidentialité.

L'utilisateur déclare :

• être majeur (18 ans révolus) ;
• disposer de la capacité juridique de contracter ;
• utiliser l'Application dans le cadre du rôle attribué par l'agence et pour son propre compte.

5. Nature du service — positionnement strictement non médical

Filia est un outil de coordination sociale et logistique du service d'aide à domicile. Concrètement, l'Application permet :

• de partager un journal de coordination autour d'un bénéficiaire (visites planifiées, visites effectuées, observations qualitatives du quotidien) ;
• de notifier les personnes concernées d'un événement pertinent (visite terminée, incident signalé, invitation) ;
• de consolider l'activité mensuelle d'une agence sous forme d'un rapport lisible par la direction ;
• de faire circuler l'information entre les personnes autorisées par l'agence responsable, dans un périmètre cloisonné par agence et par bénéficiaire.

L'Application n'est pas :

• un dispositif médical au sens du Règlement (UE) 2017/745 ;
• un dossier médical, un dossier patient informatisé ou un dossier de soin ;
• un dispositif de téléassistance, de télésurveillance ou de détection d'urgence ;
• un outil d'aide au diagnostic, à la prescription ou au suivi thérapeutique ;
• un service de téléconsultation ou de mise en relation avec un professionnel de santé ;
• un canal de communication en temps réel garanti : les notifications sont un confort de coordination, pas un canal d'alerte fiable.

L'Application n'est pas utilisée pour l'exercice d'actes médicaux ou de soins au sens du code de la santé publique. Même lorsqu'un professionnel de santé utilise l'Application dans le cadre de son intervention pour le compte d'un SAAD, il ne l'utilise qu'à des fins de coordination sociale et logistique, et non pour la traçabilité ou la documentation de son activité médicale.

6. Rôles et périmètre d'action

L'accès à l'Application se fait uniquement sur invitation par l'agence responsable de traitement. Chaque utilisateur se voit attribuer un rôle qui définit précisément ce qu'il peut voir et faire.

Directeur d'agence

• Peut : gérer les bénéficiaires de son agence, inviter et gérer les accompagnants et les proches, consulter le journal de coordination, consulter le rapport mensuel d'activité, exporter les données d'un bénéficiaire.
• Ne peut pas : accéder aux données d'une autre agence, effectuer un acte médical ou une prescription via l'Application.

Accompagnant (auxiliaire de vie)

• Peut : consulter son planning, enregistrer une visite effectuée, saisir des observations non médicales (hygiène, aide au quotidien, moral perçu, mobilité perçue), signaler un incident selon la liste courte et neutre proposée (chute, marque visible, changement d'état général, moment de confusion, inconfort signalé, environnement dangereux, autre), ajouter une note libre de coordination.
• Ne peut pas : poser un diagnostic, formuler une recommandation médicale, prescrire, administrer un traitement enregistré dans l'Application, se substituer à un professionnel de santé.

Famille (proche invité par la direction)

• Peut : consulter les visites effectuées et les observations partagées par la direction, recevoir des notifications, signaler à la direction de l'agence toute anomalie perçue.
• Ne peut pas : modifier le dossier du bénéficiaire, contacter directement les accompagnants dans l'Application, accéder aux données d'un autre bénéficiaire.

Filia (éditeur / superadmin technique)

• Assure : l'hébergement, la maintenance, la sécurité technique, l'assistance à l'agence responsable de traitement.
• N'intervient pas : dans la relation de service entre l'agence et le bénéficiaire, ni dans le contenu opérationnel des observations, ni dans une quelconque décision liée à l'accompagnement. Tout accès aux contenus par un administrateur technique Filia n'a lieu que sur motif légitime documenté (incident de sécurité, demande écrite de l'agence, obligation légale), et fait l'objet d'une journalisation.

Le cloisonnement par agencyId et patientId est appliqué au niveau des règles techniques de la base de données (voir Politique de confidentialité, section 8).

7. Compte utilisateur et sécurité

Chaque utilisateur est titulaire d'un compte personnel, nominatif et non cessible. Il n'existe pas d'inscription libre à Filia.

L'utilisateur s'engage à fournir des informations exactes, complètes et à jour, et à les actualiser en cas de changement. Toute inscription sous fausse identité, au nom d'un tiers sans son autorisation ou au moyen d'une adresse électronique dont l'utilisateur n'est pas titulaire, est prohibée.

Les identifiants (adresse électronique et mot de passe, ou fournisseur d'identité tiers) sont strictement personnels et confidentiels. L'utilisateur est seul responsable de leur conservation et de toute action réalisée depuis son compte. Il s'engage à informer Filia sans délai à contact@filia.care de toute perte, vol ou utilisation non autorisée.

L'utilisateur ne peut accéder qu'aux données relevant du périmètre défini par son rôle et par l'agence. Toute tentative d'accès à des données hors de ce périmètre est prohibée et constitue un manquement grave aux CGU.

8. Utilisation acceptable — usages prohibés

L'utilisateur s'engage à utiliser l'Application conformément à sa destination, aux présentes CGU, aux lois et règlements en vigueur, et dans le respect des droits des tiers. Sont notamment interdits, sans que cette liste soit limitative :

• l'utilisation à des fins illicites, frauduleuses, malveillantes ou contraires à l'ordre public et aux bonnes mœurs ;
• l'usurpation d'identité d'un tiers, l'utilisation d'un compte appartenant à autrui, ou la création d'un compte sous identité fausse ou trompeuse ;
• la publication, transmission ou stockage de contenus illicites, diffamatoires, injurieux, discriminatoires, incitant à la haine ou à la violence, portant atteinte à la vie privée, au droit à l'image ou à la dignité d'autrui ;
• la saisie de données relevant de catégories particulières (article 9 RGPD) hors du périmètre strictement nécessaire à la coordination sociale, en particulier de diagnostics, prescriptions ou résultats d'examens ;
• l'utilisation de l'Application à des fins de surveillance détournée d'un accompagnant (par exemple géolocalisation non liée à la coordination) ;
• toute tentative d'intrusion, d'atteinte à l'intégrité, de contournement des mesures de sécurité, d'ingénierie inverse, de décompilation ou de désassemblage ;
• l'extraction massive, systématique ou automatisée de données (scraping, aspiration, moisson), l'utilisation de robots, scripts ou tout autre moyen automatisé non autorisé ;
• l'introduction volontaire de code malveillant (virus, chevaux de Troie, logiciels espions) ;
• l'envoi de communications non sollicitées (spam), la prospection commerciale ou toute sollicitation étrangère à la coordination du service ;
• la revente, la location, ou la mise à disposition de l'accès au compte ou au service à un tiers ;
• la charge disproportionnée des infrastructures (déni de service, requêtes abusives).

En cas de manquement, Filia se réserve le droit de suspendre sans préavis l'accès de l'utilisateur, de résilier son compte et de procéder aux signalements légaux (article 40 du Code de procédure pénale, article 6 de la LCEN).

9. Propriété intellectuelle et contenus utilisateur

L'Application, dans l'ensemble de ses composantes (code source et objet, interfaces graphiques, textes, illustrations, logos, marques, bases de données, architecture, documentation), est la propriété exclusive de la SAS Filia ou fait l'objet de licences dûment acquises. Elle est protégée par le Code de la propriété intellectuelle.

La marque Filia et le logo associé sont protégés. Toute reproduction, représentation, modification, adaptation ou exploitation, totale ou partielle, sans autorisation écrite préalable de Filia est prohibée.

Filia concède à l'utilisateur, pour la durée d'utilisation du service et dans la limite des rôles attribués, une licence personnelle, non exclusive, non transférable et révocable d'utilisation de l'Application, à l'exclusion de tout autre droit.

Contenus saisis par l'utilisateur

Les contenus saisis dans l'Application (observations, notes, signalements) relèvent du bénéficiaire et sont gérés par l'agence responsable de traitement. L'utilisateur conserve la titularité des droits sur les contenus qu'il rédige et concède à Filia et à l'agence une licence gratuite, non exclusive, limitée à la durée et aux finalités strictement nécessaires à la fourniture du service : hébergement, stockage, affichage aux utilisateurs habilités, sauvegarde, restitution, suppression, génération de rapports d'activité.

L'utilisateur garantit disposer de tous les droits nécessaires sur les contenus qu'il saisit et garantit Filia contre toute réclamation de tiers relative à ces contenus.

10. Protection des données personnelles

Le traitement des données personnelles effectué via l'Application est décrit en détail dans la Politique de confidentialité, laquelle fait partie intégrante des présentes CGU.

En synthèse :

• l'agence d'aide à domicile (SAAD) est responsable de traitement au sens de l'article 4.7 du RGPD ;
• Filia intervient en qualité de sous-traitant au sens de l'article 4.8 et de l'article 28 du RGPD, sur instructions documentées de l'agence (Accord de sous-traitance / DPA) ;
• les données sont hébergées dans l'Union européenne (Google Cloud, europe-west1), chiffrées au repos (AES-256) et en transit (TLS) ;
• Filia ne vend pas les données, ne les utilise pas à des fins publicitaires, de profilage ou d'entraînement de modèles d'IA.

Vos droits (RGPD)

Vous disposez, dans les conditions prévues par les articles 15 à 22 du RGPD, des droits suivants :

• Accès — obtenir une copie de vos données ;
• Rectification — corriger une information inexacte ;
• Effacement — demander la suppression de vos données ;
• Limitation — geler temporairement l'usage de vos données en cas de contestation ;
• Portabilité — récupérer vos données dans un format lisible et interopérable ;
• Opposition — vous opposer à certains traitements ;
• Retrait du consentement — lorsque le traitement repose sur l'article 6.1.a du RGPD ;
• Directives post-mortem — définir ce qu'il advient de vos données après votre décès (article 85 de la loi Informatique et Libertés modifiée).

Ces droits s'exercent en priorité auprès de l'agence responsable de traitement, et subsidiairement auprès de Filia à contact@filia.care. Filia peut demander une preuve d'identité afin d'éviter la transmission des données à un tiers non autorisé.

En cas de contradiction entre les présentes CGU et la Politique de confidentialité s'agissant des traitements de données personnelles, la Politique de confidentialité prévaut.

11. Disponibilité, maintenance et évolutions du service

Filia met en œuvre les moyens raisonnables pour assurer la disponibilité et le bon fonctionnement de l'Application. Il s'agit d'une obligation de moyens, et non de résultat.

• Maintenance : des interruptions programmées peuvent intervenir pour des mises à jour, correctifs de sécurité ou évolutions produit. Elles sont, lorsque possible, planifiées en dehors des heures d'usage courant.
• Incidents : une interruption imprévue peut survenir (incident réseau, panne d'un sous-traitant technique, bug applicatif). Filia s'engage à rétablir le service dans les meilleurs délais raisonnables.
• Notifications : les notifications push et courriels transitent par des services tiers (systèmes d'exploitation mobiles, fournisseur d'e-mails). Leur délivrance et leur délai ne peuvent être garantis. Aucune décision urgente ne doit dépendre de la réception d'une notification.

Évolutions du service. Conformément aux articles L.224-25-25 et L.224-25-26 du Code de la consommation, Filia se réserve le droit de faire évoluer l'Application pour des raisons techniques, de sécurité, réglementaires ou d'amélioration. Si une évolution affecte négativement de manière non mineure l'accès au service ou son utilisation par l'utilisateur consommateur, celui-ci en est informé au moins 30 jours à l'avance sur support durable et peut résilier gratuitement dans les 30 jours suivant la modification ou la réception de l'information, la date la plus tardive prévalant.

Les mises à jour de l'Application peuvent être recommandées ou imposées. Filia ne garantit pas le fonctionnement des versions obsolètes.

12. Responsabilité

Filia s'engage à fournir le service avec diligence, selon les règles de l'art. Sa responsabilité ne peut être engagée qu'en cas de faute prouvée dans l'exécution de ses obligations et se limite aux dommages directs et prévisibles.

Sont notamment exclus, sans préjudice des droits que la loi reconnaît à l'utilisateur consommateur :

• les dommages indirects (perte de chance, préjudice commercial, atteinte à l'image, perte de données non imputable à Filia) ;
• les dommages résultant de l'utilisation de l'Application en substitution d'un appel aux services d'urgence, d'une consultation médicale ou d'un professionnel de santé (voir section 2) ;
• les dommages résultant d'un fait de l'utilisateur, d'un tiers, d'un cas fortuit ou de force majeure au sens de l'article 1218 du Code civil ;
• les dommages résultant d'une utilisation non conforme du service ou d'une violation des présentes CGU ;
• les dommages résultant d'une défaillance de l'appareil de l'utilisateur, de sa connexion internet ou des services d'un tiers hors de la maîtrise de Filia.

À l'égard des utilisateurs individuels non-consommateurs, dans les limites autorisées par la loi, la responsabilité cumulative de Filia est plafonnée au montant effectivement encaissé auprès de l'utilisateur au titre du service au cours des douze (12) mois précédant le fait générateur — étant précisé que le service est actuellement fourni à titre gratuit aux utilisateurs individuels dans le cadre du pilote. Le plafond de responsabilité applicable aux relations B2B avec l'agence est stipulé dans l'Accord de Pilote.

13. Durée, suspension, suppression du compte

Les présentes CGU sont conclues pour une durée indéterminée, à compter de leur acceptation.

Suppression à votre initiative

Vous pouvez supprimer votre compte à tout moment, sans motif, gratuitement :

• via la fonctionnalité d'auto-suppression accessible dans l'Application (Profil > Paramètres > Supprimer mon compte) ;
• ou en adressant votre demande à contact@filia.care.

Une demande par email est traitée dans un délai maximum d'un mois à compter de la réception d'une demande complète (incluant, le cas échéant, un justificatif d'identité), conformément à l'article 12-3 du RGPD, avec extension possible à deux mois pour les demandes complexes en vous en informant.

Suspension ou résiliation à l'initiative de Filia

Filia peut suspendre ou résilier l'accès au compte en cas :

• de manquement grave ou répété aux présentes CGU, après mise en demeure restée sans effet dans un délai de 15 jours (sauf urgence de sécurité justifiant une suspension immédiate) ;
• d'utilisation illicite, frauduleuse ou portant atteinte à la sécurité du service ou aux droits de tiers ;
• de fin du contrat B2B entre Filia et l'agence à laquelle l'utilisateur est rattaché.

Arrêt du service par Filia

En cas d'arrêt définitif de l'Application par Filia, un préavis raisonnable (60 à 90 jours) est communiqué aux utilisateurs, avec possibilité d'exercer le droit à la portabilité (article 20 du RGPD) préalablement à la suppression.

Effets et conservation des données

La suppression du compte entraîne la révocation immédiate de l'accès au service. Concernant les données personnelles :

• vos identifiants personnels (nom, adresse électronique, téléphone, mot de passe) sont supprimés ;
• les traces d'interventions et observations métier restent conservées côté agence pour ses obligations légales — c'est l'agence responsable de traitement qui en décide ;
• suppression définitive des données côté Filia en production dans un délai maximal de trente (30) jours suivant la résiliation ;
• purge des sauvegardes techniques dans un délai maximal de quatre-vingt-dix (90) jours, sous réserve des durées de conservation légales incombant à l'agence.

Si vous êtes directeur d'agence, la suppression de votre compte personnel ne clôture pas automatiquement l'agence : contactez Filia pour une clôture complète.

Les clauses des CGU qui, par leur nature, ont vocation à survivre à la résiliation (propriété intellectuelle, responsabilité, loi applicable, juridiction, confidentialité) demeurent en vigueur.

14. Modification des CGU et cession

Filia peut faire évoluer les présentes CGU pour refléter des évolutions techniques, contractuelles, réglementaires ou de sécurité. Toute modification substantielle est notifiée à l'utilisateur (notification dans l'Application, message électronique ou bannière d'information) au moins 30 jours avant sa prise d'effet.

L'utilisateur qui refuse la nouvelle version peut résilier son compte, sans frais et sans justification, avant la date d'entrée en vigueur. La poursuite de l'utilisation au-delà de cette date vaut acceptation des CGU modifiées.

Les modifications substantielles affectant les données personnelles ou les droits essentiels de l'utilisateur ne s'appliquent qu'aux usages postérieurs à leur entrée en vigueur. En cas de refus, les données déjà collectées continuent à être traitées selon les conditions en vigueur au moment de leur collecte jusqu'à la suppression du compte.

Les modifications purement techniques, correctives ou favorables à l'utilisateur peuvent entrer en vigueur sans préavis.

15. Force majeure, loi applicable, médiation et juridiction

Force majeure

Aucune des parties ne saurait être tenue responsable de l'inexécution ou du retard résultant d'un cas de force majeure au sens de l'article 1218 du Code civil (catastrophes naturelles, épidémies, guerre, actes de terrorisme, décisions des autorités publiques, défaillance généralisée des réseaux de télécommunication ou d'électricité, cyberattaques massives affectant l'écosystème cloud non spécifiquement dirigées contre Filia). Si le cas se prolonge au-delà de trente jours, chaque partie peut résilier de plein droit sans indemnité.

Loi applicable

Les présentes CGU sont régies par le droit français, à l'exclusion des règles de conflit de lois.

Règlement amiable

En cas de différend, l'utilisateur est invité à contacter Filia à contact@filia.care afin de rechercher une solution amiable. Filia s'engage à répondre dans un délai de 30 jours.

Médiation de la consommation

Conformément aux articles L.611-1 et suivants du Code de la consommation, l'utilisateur ayant la qualité de consommateur (notamment le membre de la famille agissant à des fins non professionnelles) dispose du droit de recourir gratuitement à un médiateur de la consommation en vue de la résolution amiable d'un litige l'opposant à Filia. Les coordonnées complètes du médiateur agréé auquel Filia adhère seront communiquées ici dès la finalisation de l'adhésion (obligation légale L.616-1 du Code de la consommation) ; dans l'intervalle, elles peuvent être demandées à contact@filia.care.

Juridiction compétente

• Utilisateur consommateur (notamment membre de la famille agissant à des fins non professionnelles) : les tribunaux français sont compétents. L'utilisateur consommateur peut notamment saisir, à son choix, la juridiction du lieu où il demeurait au moment de la conclusion du contrat ou de la survenance du fait dommageable (article R.631-3 du Code de la consommation).
• Utilisateur non-consommateur : tout différend relève de la compétence exclusive des tribunaux du ressort de la Cour d'appel de Paris, y compris en cas de référés, appel en garantie ou pluralité de défendeurs.

Les relations B2B avec l'agence sont régies par les stipulations de l'Accord de Pilote qui prévalent sur les présentes CGU dans leurs rapports.

16. Dispositions diverses et contact

Nullité partielle. Si l'une des stipulations des CGU était déclarée nulle ou inapplicable par une décision de justice devenue définitive, les autres stipulations conserveraient leur pleine valeur, et les parties s'efforceraient de substituer à la clause invalidée une clause économiquement équivalente et conforme au droit.

Tolérance. Le fait pour Filia de ne pas se prévaloir à un moment donné de l'une des stipulations des CGU ne saurait valoir renonciation à s'en prévaloir ultérieurement.

Notifications. Toute notification est valablement effectuée à l'adresse électronique enregistrée lors de la création du compte pour l'utilisateur, et à contact@filia.care pour Filia.

Distribution app stores. La distribution de l'Application sur l'App Store d'Apple et Google Play est également soumise aux conditions d'utilisation propres à ces magasins, qui s'appliquent en complément des présentes CGU pour ce qui concerne la relation entre l'utilisateur et le distributeur.